Definícia informačného systému firmy
Informačný systém firmy (ISF) predstavuje komplexný súbor činností zabezpečujúcich zber, prenos, uchovávanie, výber, spracúvanie, distribúciu a prezentáciu informácií v rámci organizácie. Tieto činnosti sú zamerané na podporu rozhodovacích procesov tak, aby manažéri mohli efektívne vykonávať svoje riadiace funkcie. Hlavnou úlohou informačného systému je zabezpečiť poskytovanie relevantných, aktuálnych a presných informácií v správnom čase a vhodnej forme, ktoré sú nevyhnutné na efektívnu prípravu a realizáciu manažérskych rozhodnutí.
Základné komponenty informačného systému
Každý informačný systém pozostáva z týchto základných prvkov:
- údaje a informácie,
- technické prostriedky,
- programové vybavenie,
- personál,
- rôzne metódy a modely využívané v manažmente.
Druhy informačných systémov
Informačné systémy sa v rámci organizácií klasifikujú do viacerých typov podľa ich úrovne a funkcie:
- Transakčné systémy – základné operácie a spracovanie dennej prevádzky,
- Manažérske informačné systémy (MIS) – podpora stredného manažmentu pri taktických rozhodnutiach,
- Strategické systémy plánovania (SPR) – podpora strategického plánovania,
- Exekutívne informačné systémy (EIS) – špeciálne prispôsobené pre vrcholový manažment,
- Informačná pyramída – vizuálne znázornenie všetkých týchto vrstiev a ich vzájomných vzťahov.
Exekutívny informačný systém (EIS)
Exekutívny informačný systém (EIS) je špecializovaný typ manažérskeho informačného systému určený pre vrcholový manažment. Je navrhnutý tak, aby uľahčoval strategické rozhodovanie top manažérov, poskytoval informácie v prehľadnej grafickej aj tabuľkovej forme a fungoval bez potreby sprostredkovateľov.
Hlavné vlastnosti EIS
- Poskytovanie informácií prevažne v grafickej forme pre lepšiu prehľadnosť,
- Jednoduchosť a intuitívnosť ovládania,
- Vysoká prispôsobiteľnosť špecifickým požiadavkám vrcholového manažmentu.
Funkcie a prínosy EIS
- Rozklad údajov: Umožňuje manažérom detailne analyzovať problémy, napríklad pri zistení poklesu zisku môžu identifikovať presné miesto vzniku strát.
- Monitorovanie kritických faktorov úspechu a ukazovateľov výkonnosti: Systém sleduje vybrané indikátory za definované obdobie a poskytuje komplexný prehľad o stave firmy.
- Prístup k aktuálnym stavom: Umožňuje získať aktuálne informácie o rôznych segmentoch podnikania.
- Analýza trendov: Na základe historických údajov a matematických modelov poskytuje predikcie budúceho vývoja firmy.
- Ad hoc analýzy: Flexibilná možnosť vykonať špecifické analýzy podľa aktuálnych potrieb manažmentu.
- Hlásenie o výnimočných situáciách (Exception reporting): Upozorňuje na prekročenie stanovených limitov kritických situácií, čím zvyšuje efektívnosť riadenia rizík.
Význam dátového skladu (Data Warehouse) v EIS
Pre efektívne fungovanie EIS a iných manažérskych informačných systémov je nevyhnutné vytvoriť data warehouse – centralizovaný sklad údajov podniku. Data warehouse uchováva interné firemné informácie z rôznych zdrojov a umožňuje ich konsolidované spracovanie, čím podporuje analýzy na úrovni celej organizácie.
Významné firmy v oblasti EIS
V globálnom meradle je významným hráčom v oblasti exekutívnych informačných systémov spoločnosť COGNOS, ktorá ponúka sofistikované riešenia pre podporu vrcholového manažmentu a strategické rozhodovanie.
Výzvy pri implementácii informačných systémov v podnikovej praxi
Zavádzanie a efektívne využívanie manažérskych informačných systémov vrátane EIS môže naraziť na viaceré prekážky:
- Odpor v TOP manažmente: Nedostatočné vnímanie významu ISF a obavy z práce s počítačom môžu brzdiť ich adopciu, najmä na Slovensku.
- Nesprávny výber a nákup systémov: Chybné rozhodnutia pri výbere vhodného MIS či EIS vedú k neefektívnym investíciám a nefunkčným riešeniam.
- Nedostatočná pozornosť venovaná vývoju EIS: Často je tvorbe a optimalizácii EIS venovaná nedostatočná energia a zdroje.
- Nepripravenosť manažérov: Manažéri nie sú dostatočne školení na používanie ISF, čo znižuje ich efektívnosť a spokojnosť so systémami.
